druillebrunoqse

Mini base de données sur excel ?

En fait, on m'a demandé s'il était possible de reproduire facilement sur excel (je travaille avec calc d'openoffice, mais le fichier est OK pour les 2 outils), une sorte de gestion de base de données correspondant à un archivage de documents.

Concrètement mon amie prépare un doctorat, et possède une « foultitude » de documents lus pour étayer sa thèse, rangés dans des boites d'archives annotées de leurs contenus.

Mais quand il s'agit de retrouver un article ou une référence d'un dossier, parmi la vingtaine de boites constituées depuis plusieurs années, cela prend un certain temps.

Elle a donc imaginé qu'on pouvait avoir un fichier excel avec la feuille principale listant les boites et leur thème (ou leur date). Puis une feuille détaillée par boite, et dans cette feuille la liste des documents. Mais déjà, la quantité de données réclame presque une utilisation d'une base de données.

Je me suis essayé à une première solution avec excel. Elle m'a demandé un bouton en regard de chaque boite dans la feuille principale qui ouvrirait la feuille concernée.

J'ai pensé que ce serait facile, j'ai « déchanté » !

Je vous propose ma solution, car j'ai vraiment galéré en cherchant de l'aide sur internet et en fouillant dans de nombreux forums qui donnaient de très simples à très compliquées formules visualbasic pour les macros.

Je ne listerai que le dernier forum qui m'a vraiment aidé, avec une réponse de Macdoc. Il déclarait qu'il suffisait d'enregistrer la macro en l'exécutant. Après des heures passées à copier des formules toutes faites dans les macros que j'essayais de créer (et qui ne marchaient pas ou généraient des erreurs incompréhensibles), j'ai tout simplement tenté cette « création de macro » qui directement enregistre l'action que vous exécutez (parfois c'est trop simple pour un néophyte !).

Bon, je rédige ce message car il y a quand même des pièges.

Avec calc, pour enregistrer concrètement les actions dans la macro, il faut d'abord se positionner en mode « Conception » à partir du sous-menu Affichage/Barres d'outils/Contrôles de formulaires. Quand le mode est activé, on peut créer des boutons et autres puis agir sur leurs paramètres de fonctionnement. Si on n'est pas en mode conception et qu'on essaie de créer une macro, tout se passe bien sans erreur sauf que la macro est créée vide !

De même j'ai voulu associer ces macros au document. Quelle tristesse: d'abord si on renomme le document on perd le lien des macros créées, idem si on le déplace.... que de pièges non explicités dans l'aide !

3 jours passés à ne pas comprendre quand je sauvegardais mon fichier avec les macros assignées aux évènements des boutons, avant de fermer le fichier tout OK, fermeture/réouverture => les évènements ont perdu les assignations de macros !!! BEN OUI, je sauvegardais au format excel (pour exploiter le fichier avec Open Office comme avec OfficeWindows). En sauvegardant au format .ods (uniquement pour OpenOffice), les assignations sont conservées !!

La « transportabilité » des macros n'est pas viable de OpenOffice vers OfficeWindows.

Alors je vous propose deux fichiers, un pour Calc d'OpenOffice, l'autre pour Excel (Excel Mac 2004). Et pas la peine d'ouvrir les fichiers avec les outils concurrents, cela ne fonctionnera pas.

Calc ListeboitesArchives.ods

Excel ListeboitesArchives.xls

Bruno

Ces derniers jours de grande tempête me rappellent une anecdote apprise en 1996 en formation qualité.

(Voiture neuve en concession avec la plage arrière mouillée, odeur de moisi au bout de plusieurs jours).

Dans les années 70-80, un constructeur automobile était confronté à un problème inconcevable pour ses ingénieurs. Certaines voitures neuves arrivaient dans les agences avec de l'eau dans la plage arrière alors que le joint du pare-brise était intact. En ces périodes de fortes rationalisations, ils avaient déduit que le joint devait résister à une pression maximum équivalente à 45 km/H, car on peut pas rouler aussi vite en marche arrière. Ils avaient pris une marge en prévoyant une résistance à 60 km/H et avaient quand même grandement gagné en coûts, matières et montages, par rapport aux anciens joints équivalents par simplicité à ceux des pare-brises avant résistants à 200 km/H (et plus pour les voitures plus puissantes).

Après analyse, et une augmentation de la résistance en la mettant à 90 km/H, ils avaient diminué le phénomène mais non éliminé.

C'est un qualiticien, par méticulosité et curiosité, qui trouva l'explication (l'expérimentation d'un jet à plus de 100 km/H de pression prouvait bien que l'eau rentrait par le joint). Il croisa les dates des trajets des voitures concernées avec la météo en retraçant exactement le parcours des véhicules. Puis il observa la préparation d'autres acheminement de voitures neuves. Que ce soit en train ou par camion, au hasard du chauffeur du poids lourd ou du rattachement des wagons, certaines voitures se retrouvaient en marche arrière. Et cumulé au hasard d'un temps pluvieux, le train circulant à plus de 150 km/H (et les camions presque autant en allemagne), la pression de la vitesse sur la première voiture l'exposait à l'écrasement du joint et la pénétration de la pluie.

Les joints des pare-brise arrière ont depuis repris les mêmes caractéristiques que celles des vitres avant.

Heureusement pour les propriétaires car sinon la tempête de janvier, avec des vents à plus de 180 km/H, aurait aussi sinistré leurs voitures.

La qualité ne vaut rien sans curiosité et imagination.

Bruno

Oubliez la qualité sans planification.

En décembre, les entreprises préparent l'année suivante.

Alors voici comme la semaine dernière un fichier très simple (sans grandes formules) pour préparer les activités en fonction des présences et des absences.

Planning-conges-2009-graphique.xls

Ce qui de plus me permet de solliciter votre indulgence pour accepter d'attendre 2009 pour le prochain fichier.

Liens pour de l'aide dans vos propres réalisations:

Trucs et astuces EXCEL: XXLSVM

en plus simple sur seulement les gestions de dates: leçon14 de Pierre Leclerc à Ottawa

calendrier de l'horloge parlante

Bruno

Ce fichier ne comporte aucune formule « extraordinaire ».

Son intérêt réside plutôt dans sa mise en forme.

Je n'ai pas eu le temps de préparer l'autre fichier que j'avais envisagé.

Celui ci fera l'affaire, du fait de sa composante qualité.

Il n'est pas de moi, je l'ai récupéré lors d'une mission.

Il représente un gros travail de réflexion, et pour la promotion d'excel, je trouve valable de savoir faire cette présentation.

processus-realiser-prestations-etude-expertise-recherche.xls

Bruno

Je vous fais profiter de l'expérience de Patrick, Ingénieur, bénévole au Volant Club Toulousain et responsable logistique dans l'organisation de l'Open International de Badminton.

Avec son aide et son fichier, j'avais assuré la gestion des bénévoles, plus de 70 personnes pendant plus d'une semaine, avec une trentaine d'activités (une vraie entreprise). Je me permets de vous le communiquer car nous l'avions amélioré ensemble, sur le terrain.

Surtout le fichier excel présente une exploitation des données d'une feuille à l'autre. C'est-à-dire que nous saisissions les présences détaillées de chaque bénévole dans la feuille 'Affectation bénévoles' et la feuille 'bilan' reflétait aussitôt le résultat, pour nous permettre de jongler avec les disponibilités et les changements incessants (ce sont des bénévoles !). Vue d'ensemble capitale, nous n'y serions jamais arrivé sans ce fichier.

Dans la feuille 'bilan', les lignes grises permettent de séparer les données fluctuantes et contiennent les besoins. Les cellules jaunes indiquent une marge positive, les rouges un manque, les vertes un équilibre.

Planning-benevoles.xls

Bruno